How to Set up an Out of Office Reply in Outlook 2007 Comment faire pour configurer un Hors du bureau de réponse dans Outlook 2007

Whenever you are out of Office or going on a vacation, its better to set up and Out of Office or auto reply , so that your friends will know that you wont be able to reply back to the mails. Outlook 2007 has an Out of Office assistant which will help you to set up an auto reply. Lorsque vous êtes absent du bureau ou d'aller en vacances, de son mieux pour mettre en place et d'absence du bureau ou de réponse automatique, de sorte que vos amis sauront que vous ne pourrez pas répondre aux mails. Outlook 2007 dispose d'une absence du bureau assistant qui vous aidera à mettre en place une réponse automatique. But this feature is available in Mais cette fonctionnalité est disponible dans Microsoft Outlook Microsoft Outlook only if it is using a Microsoft Exchange Server service. que si elle est d'utiliser un service Microsoft Exchange Server. This means that if you are using POP or IMAP account in Outlook, then this feature will not be available. Cela signifie que si vous utilisez le compte POP ou IMAP dans Outlook, cette fonctionnalité ne sera pas disponible. Alternatively, you can create a rule to send automatic emails. Sinon, vous pouvez créer une règle pour envoyer des e-mails automatiques.

1. Create a Auto Reply Template Créer un modèle de réponse automatique

• Select a new Outlook message. Sélectionnez un nouveau message Outlook.
• In the Options tab, click Plain Text. Dans l'onglet Options, cliquez sur Texte brut.
• Type in the Auto Reply message you want to reply. Tapez le message de réponse automatique vous souhaitez répondre.
• Click Save As and in the Save As dialog box, click to select the Outlook Template check box in the Save as type list. Cliquez sur Enregistrer sous et dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Modèle Outlook case à cocher dans la liste Type de fichier.
• Type a name for your reply template in the File name box, and then click Save. Tapez un nom pour votre modèle de réponse dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

2. Creating a Rule for sending Auto Reply. Création d'une règle pour l'envoi automatique de réponse.

• Click on the Tools menu, select Rules and Alerts . Cliquez sur le menu Outils, choisissez Règles et alertes.
• In the Rules and Alerts dialog box, click the New Rule button. Dans le dialogue Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle.
• In the Rules Wizard under Start from a blank rule, click Check messages when they arrive , and then click Next . Dans l'Assistant Gestion des messages sous Démarrer à partir d'une règle vide, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis cliquez sur Suivant.
• Under Which condition(s) do you want to check?, click to select the Sent Only To Me check box or any other check box that you want, and then click Next . Sous Quelle condition (s) voulez-vous vérifier?, Cliquez sur la envoyés uniquement à mon adresse case à cocher ou de toute autre case à cocher que vous souhaitez, puis cliquez sur Suivant.
• Under What do you want to do with the message, click to select the Reply using a specific template check box. Sous Que voulez-vous faire avec ce message, la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique case à cocher.
• Under Step 2: Edit the Rule Description, click the underlined phrase a specific template . Sous l'étape 2: Modification de la Description de la règle, cliquez sur la phrase soulignée un modèle spécifique.
• In the Select A Reply Template dialog box, click the template that you saved previously and then click Open . Dans la zone Sélectionnez un modèle de réponse boîte de dialogue, cliquez sur le modèle que vous avez enregistré précédemment, puis cliquez sur Ouvrir.
• Complete the Rules Wizard instructions, click Finish , and then click OK . Règlement complet instructions de l'Assistant, cliquez sur Terminer, puis cliquez sur OK.

Now, auto reply message will be sent to all mails that arrive after the rule is applied. Maintenant, message de réponse automatique sera envoyée à tous les mails qui arrivent après la règle est appliquée. The feature of this rule (for rules created with Reply using a specific template option) is that it will remember the list of persons whom it has replied, so that this auto reply is not send to same person again and again. La caractéristique de cette règle (pour les règles créées avec réponse en utilisant un modèle spécifique option) est qu'il se souviendra de la liste des personnes auxquelles elle a répondu, de sorte que cette réponse automatique n'est pas à envoyer même personne encore et encore. This rule is reset when you restart Outlook. Cette règle est réinitialisée lorsque vous redémarrez Outlook.

NB: Outlook must be running for the Rules Wizard to automatically reply. NB: Outlook doit être en cours d'exécution pour l'Assistant Gestion des messages pour répondre automatiquement.

In case you are using Microsoft Exchange Server (mostly in Offices), then you can use the Out of Office Assistant to configure Auto Reply. Dans le cas où vous utilisez Microsoft Exchange Server (dans la plupart des bureaux), alors vous pouvez utiliser le Gestionnaire d'absence du bureau pour configurer Réponse automatique.